PIM sistem: kako učinkovito upravljati tisoče izdelkov iz različnih virov

Večji kot postaja prodajni program podjetja, zahtevnejše postaja upravljanje podatkov o izdelkih. Pri nekaj deset ali nekaj sto izdelkih je mogoče podatke še razmeroma preprosto urejati neposredno v spletni trgovini. Povsem drugače pa je, ko govorimo o več tisoč ali celo več deset tisoč izdelkih, ki prihajajo od različnih dobaviteljev.

Vsak dobavitelj lahko uporablja drugačno strukturo podatkov, drugačna poimenovanja izdelkov, kategorij in atributov ter drugačen način posredovanja slik, opisov in tehničnih informacij.

Če želimo vse te podatke prikazati v eni pregledni in uporabniku prijazni spletni trgovini, potrebujemo rešitev, ki jih zna povezati, obdelati in poenotiti.

Tu pride v ospredje PIM – Product Information Management.

PIM sistem je centralno mesto za zbiranje, urejanje, standardizacijo in upravljanje podatkov o izdelkih.

Njegova naloga je, da podatke iz različnih virov pretvori v enotno strukturo, ki jo lahko nato uporablja spletna trgovina, poslovni sistem ali drugi prodajni kanali.

Predstavljajmo si podjetje, ki sodeluje s šestimi dobavitelji. Vsak dobavitelj podatke o izdelkih posreduje prek svojega XML vira.

Tipična arhitektura je lahko:

6 različnih XML virov dobaviteljev → PIM → spletna trgovina

Težava je v tem, da dobavitelji podatkov praviloma ne zapisujejo na enak način.

Prvi lahko naziv izdelka označi kot:

product_name

Drugi kot:

title

Tretji pa kot:

naziv

PIM vse te različice pretvori v enotno podatkovno polje, na primer:

Naziv izdelka

Enak princip velja za blagovne znamke, kategorije, EAN kode, opise, slike, dimenzije, tehnične podatke in druge atribute.

PIM ni nujno ločen sistem

Pri uvajanju PIM rešitve je pomembno razumeti, da PIM ni nujno samostojen sistem, ločen od spletne trgovine.

Pri podjetju NoviSplet lahko PIM funkcionalnost vključimo neposredno v NoviSpletCMS.

To pomeni, da lahko NoviSpletCMS prilagodimo tako, da poleg upravljanja spletne strani in spletne trgovine prevzame tudi vlogo PIM sistema. V takšnem primeru podjetje nima potrebe po dodatni ločeni aplikaciji, saj se upravljanje izdelkov, podatkovnih virov, kategorij, atributov in pravil izvaja znotraj enotnega sistema.

To je posebej smiselno pri podjetjih, kjer so spletna stran, spletna trgovina in katalog izdelkov tesno povezani.

Če pa so potrebe podjetja bolj kompleksne in je potrebna naprednejša oziroma popolnoma ločena PIM rešitev, lahko pri NoviSpletu izdelamo tudi samostojen PIM sistem, ki je povezan s spletno trgovino, ERP sistemom in drugimi poslovnimi rešitvami.

Izbira je torej odvisna od potreb podjetja – PIM je lahko del NoviSpletCMS ali pa samostojna rešitev.

Zakaj postane neposredno povezovanje dobaviteljev s spletno trgovino problem?

Pri enem dobavitelju neposredna povezava s spletno trgovino morda ne predstavlja večje težave. Z vsakim dodatnim dobaviteljem pa kompleksnost sistema hitro narašča.

Vsak dobavitelj ima lahko:

• drugačno strukturo XML ali drugega podatkovnega vira,
• drugačna imena kategorij,
• drugače zapisane atribute,
• različno kakovost opisov izdelkov,
• drugačen način posredovanja slik,
• različna pravila glede zaloge in cen,
• manjkajoče ali podvojene podatke.

Če za vsakega dobavitelja izdelamo ločeno integracijo neposredno s spletno trgovino, postane tak sistem sčasoma zelo zahteven za vzdrževanje.

Že sprememba strukture podatkov pri enem dobavitelju lahko zahteva poseg v integracijo. Če imamo deset ali več različnih virov, se količina različnih pravil in povezav hitro poveča.

PIM oziroma PIM funkcionalnost v NoviSpletCMS ustvari skupen podatkovni sloj, v katerem se podatki najprej obdelajo, standardizirajo in pripravijo za nadaljnjo uporabo.

Enoten vir podatkov za vse izdelke

Ena največjih prednosti PIM sistema je, da podjetje dobi centralen in urejen vir podatkov o izdelkih.

Namesto da bi podatke popravljali v posameznih integracijah ali neposredno v spletni trgovini, jih lahko upravljamo na enem mestu.

Za vsak izdelek lahko obstajajo standardizirana polja, kot so:

• naziv izdelka,
• EAN koda,
• blagovna znamka,
• kategorija,
• kratek in daljši opis,
• fotografije,
• tehnični podatki,
• dimenzije,
• lastnosti oziroma atributi,
• informacije o zalogi in razpoložljivosti,
• podatki o cenah,
• dodatne informacije za posamezne prodajne kanale.

Ko so podatki enkrat poenoteni, jih je bistveno lažje prikazovati v spletni trgovini ter jih po potrebi uporabljati tudi v drugih sistemih in prodajnih kanalih.

PIM omogoča avtomatizacijo pravil

PIM ni zgolj baza podatkov. Pomembna prednost je možnost določanja pravil, po katerih se podatki obdelujejo.

Določimo lahko na primer:

• kateri izdelki posameznega dobavitelja se uvozijo,
• kako se kategorije dobavitelja preslikajo v kategorije spletne trgovine,
• kako se poimenujejo posamezni atributi,
• kateri vir podatkov ima prednost,
• kateri izdelki se samodejno objavijo,
• katere slike se uporabijo,
• kateri podatki se samodejno posodabljajo,
• katere informacije lahko urednik ročno spremeni ali dopolni.

Tako se lahko velik del upravljanja kataloga avtomatizira, hkrati pa podjetje ohrani nadzor nad podatki, ki jih želi urejati ročno.

Če na primer dobavitelj uporablja kategorijo Notebook, spletna trgovina pa Prenosni računalniki, lahko sistem samodejno poskrbi, da se izdelki uvrstijo v pravilno kategorijo.

Podobno velja za atribute. Če en dobavitelj uporablja »RAM«, drugi »Memory«, tretji pa »Delovni pomnilnik«, se lahko vsi podatki poenotijo pod atributom Delovni pomnilnik.

Kaj PIM pomeni za uporabniško izkušnjo spletne trgovine?

Urejen katalog izdelkov ni pomemben samo za podjetje, ki spletno trgovino upravlja. Neposredno vpliva tudi na izkušnjo obiskovalcev.

Če so podatki iz različnih virov uvoženi brez ustrezne obdelave, lahko spletna trgovina vsebuje podvojene kategorije, različna poimenovanja istih lastnosti, neenotne opise ali manjkajoče podatke.

Pri več deset tisoč izdelkih lahko takšna struktura hitro postane nepregledna.

S pravilno zasnovanim PIM sistemom lahko izdelke razvrstimo v enotne kategorije in jim določimo standardizirane atribute.

To omogoča:

• boljše filtre,
• preglednejšo navigacijo,
• lažje primerjanje izdelkov,
• kakovostnejše opise,
• boljšo predstavitev tehničnih podatkov,
• boljšo uporabniško izkušnjo,
• učinkovitejše iskanje izdelkov.

Kupec tako hitreje pride do izdelka, ki ga dejansko išče.

Primer iz prakse: kako smo pri Bilbanu uredili katalog s 40.000 izdelki?

Dober primer takšne rešitve je spletna trgovina podjetja Bilban iz Šenčurja, ki že 45 let ponuja IT rešitve ter širok izbor računalniške in druge opreme priznanih znamk, kot so Dell, HP, Lenovo, Xerox, Canon in druge.

Pri tako širokem prodajnem programu je količina podatkov, ki jih je treba upravljati, zelo velika.

Spletna trgovina vsebuje približno 40.000 izdelkov različnih dobaviteljev, zato klasično neposredno upravljanje vseh podatkov v spletni trgovini ne bi bilo učinkovito.

Pri projektu smo zato vzpostavili rešitev, ki omogoča zbiranje in obdelavo podatkov različnih dobaviteljev, njihovo standardizacijo ter pripravo za prikaz v spletni trgovini.

Pri Bilbanu smo veliko pozornosti namenili tudi strukturi spletne trgovine. Pregleden meni, smiselna kategorizacija, kakovostni filtri in standardizirani podatki omogočajo, da se uporabnik znajde tudi med približno 40.000 izdelki.

Rezultat je spletna trgovina, v kateri velik katalog ne pomeni tudi nepreglednosti.

 

 

Kdaj podjetje potrebuje PIM?

PIM sistem ni nujen za vsako spletno trgovino.

Če podjetje prodaja manjše število izdelkov in jih upravlja iz enega samega vira, je lahko klasično urejanje podatkov v spletni trgovini povsem dovolj.

PIM oziroma naprednejše upravljanje podatkov o izdelkih pa postaja vedno bolj smiselno, ko:

• se število izdelkov poveča na več tisoč,
• podjetje sodeluje z več dobavitelji,
• podatki prihajajo iz različnih XML ali drugih podatkovnih virov,
• se izdelki pogosto spreminjajo,
• je veliko različnih atributov in tehničnih informacij,
• se isti podatki uporabljajo v več prodajnih kanalih,
• urejanje kataloga zaposlenim vzame veliko časa,
• postajajo obstoječe integracije vedno zahtevnejše za vzdrževanje.

Pomemben pokazatelj je prav čas, ki ga podjetje porabi za popravljanje podatkov, kategorij, atributov in uvozov.

Če zaposleni vedno več časa namenjajo urejanju kataloga namesto prodaji in razvoju poslovanja, je smiselno razmisliti o bolj sistemski rešitvi.

NoviSplet: PIM kot del CMS-a ali samostojna rešitev

Pri NoviSpletu se zavedamo, da nimajo vsa podjetja enakih potreb.

Zato PIM rešitev prilagodimo dejanskemu načinu poslovanja.

Za manj kompleksne in srednje zahtevne projekte lahko NoviSpletCMS prilagodimo tako, da deluje tudi kot PIM. Podjetje tako dobi enoten sistem za upravljanje spletne strani, spletne trgovine in podatkov o izdelkih.

Pri zahtevnejših projektih lahko izdelamo ločen PIM sistem, ki povezuje različne dobavitelje, ERP, spletno trgovino in druge prodajne kanale.

Takšna arhitektura omogoča večjo fleksibilnost in predvsem preprečuje, da bi podjetje zaradi rasti kataloga postalo odvisno od velikega števila nepreglednih in medsebojno povezanih integracij.

Več izdelkov ne bi smelo pomeniti več kaosa

Širjenje ponudbe je za podjetje praviloma dobra novica. Težava nastane, če sistemi, s katerimi upravljamo ponudbo, rasti ne morejo več slediti.

PIM omogoča, da tudi zelo velik katalog izdelkov ostane obvladljiv.

Pri tem ni bistveno, ali je PIM izveden kot samostojen sistem ali kot funkcionalnost znotraj NoviSpletCMS. Pomembno je, da podjetje dobi centralno, strukturirano in avtomatizirano upravljanje podatkov o izdelkih.

Rezultat ni samo enostavnejše upravljanje za podjetje, ampak tudi bolj urejena, pregledna in uporabniku prijazna spletna trgovina.

Če se je tudi vaš nabor izdelkov z leti povečal, podatki prihajajo iz več različnih virov ali vam upravljanje kataloga vzame vedno več časa, nas kontaktirajte.

V NoviSpletu lahko preverimo vašo obstoječo strukturo podatkov in predlagamo najprimernejšo rešitev – od prilagoditve NoviSpletCMS v PIM sistem do razvoja popolnoma ločene PIM rešitve.

Več prispevkov