B2B trgovina

Zakaj digitalizirati nabavni proces in kako to narediti optimalno z B2B portalom

V času, ko se svet vse hitreje premika v digitalno prihodnost, se tudi poslovni procesi spreminjajo. En izmed njih je zagotovo nabavni proces, ki v mnogih podjetjih še vedno poteka »po starem« – preko telefona, e-mailov ali celo z listkom na mizi. A trendi jasno kažejo, da bo prihodnost naročanja digitalna, avtomatizirana in pametno povezana.

A kaj to v resnici pomeni? Kakšne koristi prinaša in kje se najpogosteje zatakne?

V nadaljevanju si bomo pogledali stanje na trgu, glavne prednosti digitalne B2B trgovine, najpogostejše izzive in zakaj je izbira izkušenega izvajalca ključna za uspešno izvedbo takšnega projekta.

 

Trenutno stanje v Sloveniji, Evropi in po svetu

Digitalizacija B2B trgovin in nabavnih procesov je globalni trend. Po podatkih raziskave iz leta 2024 več kot 80 % B2B nakupov v ZDA poteka preko digitalnih kanalov. V Evropi ta številka presega 65 %, medtem ko Slovenija še nekoliko zaostaja – le približno 30 % podjetij uporablja specializirane digitalne rešitve za B2B naročanje.

Slovenija: po podatkih GZS in nekaterih raziskav iz leta 2023 ima manj kot 30 % slovenskih podjetij vzpostavljen celovit B2B e-nabavni kanal.

Evropsko povprečje: po ocenah evropskih analitikov je digitaliziranih sistemov v B2B naročanju že več kot 65 %.

 

Ali je B2B platforma primerna za vaše podjetje?

Digitalna B2B trgovina ni rezervirana samo za največje igralce. Če se vaše podjetje pogosto sooča z velikim številom naročil, različno obravnavanimi kupci in ponavljajočimi se postopki, potem je digitalizacija logična nadgradnja. A ključno vprašanje je, kdaj se ta naložba začne vračati.

B2B platforme so primerne za:

• Distributerska podjetja, ki oskrbujejo večje število strank z različnimi pogoji
• Proizvodna podjetja, ki prodajajo svoje izdelke drugim podjetjem
• Podjetja s terensko prodajo, kjer agenti naročajo preko spletnega sistema
• Veletrgovine, ki želijo zmanjšati klice in e-pošto ter povečati transparentnost

Poleg tega digitalni sistem odpira vrata k boljši samooskrbi strank. B2B kupci danes pričakujejo enako uporabniško izkušnjo kot pri B2C – hiter pregled ponudbe, enostavno naročanje, dostop do zgodovine nakupov in status naročila. B2B trgovina omogoča prav to, brez potrebe po klicih in komunikaciji za vsako malenkost.

 

Konkretne koristi digitalne B2B platforme

Digitalna B2B trgovina ni le tehnološka nadgradnja naročanja. Predstavlja strateško orodje, ki prinaša oprijemljive izboljšave na različnih ravneh poslovanja. Vpliva na učinkovitost, preglednost, stroške ter tudi na okoljski odtis podjetja. Ko je enkrat vzpostavljena, spremembe niso zgolj tehnične, temveč so sistemske in občutne.

1. Operativna učinkovitost, ki se pozna vsak dan

Avtomatizacija procesa pomeni manj ponavljajočih se opravil, manj priložnosti za človeške napake in hitrejše izvajanje naročil. Vse od potrditve izdelka do vnosa v ERP in priprave na dostavo poteka usklajeno, brez zamud in ročnega prepisovanja.
Posledice so zelo konkretne:

• skrajšan čas obdelave naročil,
• zmanjšano število reklamacij,
• večja zanesljivost dobav,
• razbremenitev administracije.

Za zaposlene to pomeni manj rutinskega dela in več časa za dejansko podporo strankam. Za podjetje pa boljše izkoriščanje virov in boljši nadzor nad procesi. Zato podjetja, ki so že uvedla B2B platformo, pogosto poročajo o občutnem zmanjšanju stroškov in višji storilnosti.

2. Naročanje 24/7 – ko kupcu najbolj ustreza

Spletna platforma omogoča strankam naročanje kadarkoli, tudi zunaj delovnega časa. V praksi to pomeni, da ni več treba usklajevati urnikov, čakati na odgovore ali skrbeti, ali bo nekdo dosegljiv. Fizična ali telefonska prisotnost prodajnega osebja ni več pogoj za naročilo. Kupec lahko svoje naročilo odda ponoči, v nedeljo popoldne ali s terena. Vse, kar potrebuje, je dostop do platforme – ostalo poteka samodejno.

Ker sistem že pozna kupčeve pogoje, rabate, omejitve količin in plačilne roke, stranka brez zapletov odda naročilo, ki se takoj prenese v ERP. Tako ni zamud, ni dvoumnosti in ni človeškega dejavnika, ki bi lahko povzročil napako. Izkušnja je hitra, natančna in predvsem brez nepotrebnega čakanja na jutri.

3. Manj papirja, več nadzora – in bolj trajnostno poslovanje

Digitalno naročanje ima tudi okoljsko in organizacijsko dimenzijo. V praksi pomeni odpravo velikega dela papirne dokumentacije, kot je tiskanje naročilnic, dobavnic, potrjevanja obrazcev. Ena od naših strank je po uvedbi digitalnega naročanja poročala, da je količino uporabljenega papirja zmanjšala za več kot 70 odstotkov. Poleg tega so digitalizirali interne nabavne in odobritvene procese, kar je dodatno razbremenilo zaposlene in omogočilo boljše sledenje dokumentaciji.

Optimizacija ni omejena le na pisarne – digitalna platforma pogosto prispeva tudi k učinkovitejšemu planiranju logistike. Ker so naročila pravočasno in avtomatsko sinhronizirana z ERP sistemom, se lažje načrtujejo dostave, izognemo se nepotrebnim vožnjam in skrajšamo poti.

4. Digitalna izkušnja po meri kupca

B2B kupci niso anonimni obiskovalci. So partnerji s svojimi pogodbami, zgodovino in posebnostmi, ki danes pričakujejo enako kakovostno uporabniško izkušnjo kot pri B2C nakupih. To pomeni hitro iskanje izdelkov, pregledno predstavitev, jasno komunicirane pogoje in personalizirane funkcionalnosti.

Dobro postavljena B2B trgovina ponuja vse to:

• vsak kupec vidi svoj cenik in pogoje,
• ima dostop do tehnične dokumentacije ali navodil,
• omogočeno je ponavljanje preteklih naročil z enim klikom,
• sistem ponudi priporočila na podlagi zgodovine,
• stranka ima vpogled v statuse naročil, odprte obveznosti in predračune.

Takšna preglednost krepi zaupanje, poenostavi sodelovanje in ustvari pozitivno nakupno izkušnjo. Ko enkrat stranka ugotovi, da lahko vse, kar potrebuje, najde v nekaj klikih in to kadarkoli, se poveča tudi verjetnost za dolgoročno sodelovanje.

5. Zanesljiva analitika za pametnejše odločitve

Za vodstvo podjetja pomeni digitalna platforma neposreden dostop do kakovostnih informacij. Spremljanje prodajnih trendov, odzivnost trga, dinamika naročil, kupna moč po regijah.

Namesto ročnega zbiranja informacij lahko sistem v realnem času prikazuje:

• kateri izdelki so najbolj iskani,
• kdo so največji kupci in kako pogosto naročajo,
• kateri produkti stagnirajo,
• kakšna je dinamika naročil po regijah ali panogah.

Takšna analitika omogoča proaktivno poslovanje: optimizacijo zalog, prilagajanje ponudbe in bolj ciljno usmerjeno prodajo. Namesto odločanja na podlagi občutkov se vodstvo opira na konkretne, ažurne podatke.

6. Boljši odnosi s strankami – brez dodatnega truda

Z digitalizacijo naročanja podjetje izboljša storitev, ne da bi dodatno obremenilo zaposlene. Stranke imajo občutek, da jim je ves čas na voljo osebni agent – vse informacije so vedno dostopne, naročila so hitra in preprosta, v ozadju pa vse poteka usklajeno.

Tak odnos gradi zaupanje, povečuje lojalnost in ustvarja konkurenčno prednost, ki je ni mogoče enostavno posnemati.

Izzivi v ozadju digitalizacije: podatki, sistemi in ljudje

Vzpostavitev digitalne B2B platforme je več kot tehničen projekt – je organizacijski premik, ki zahteva pripravo podatkov, učinkovito sodelovanje sistemov in aktiven angažma ljudi v podjetju. Spodaj so ključna področja, kjer se največkrat pojavijo izzivi.

Podatki kot temelj: brez kakovostne baze ni uspešne trgovine

Eden največjih izzivov je urejenost podatkov. Če podjetje nima konsistentne in ažurne baze izdelkov, cen, rabatov, pogojev in zalog, digitalna platforma nima na čem temeljiti. Napačni podatki vodijo do napačnih naročil, nezadovoljnih strank in večjih stroškov podpore.

B2B platforma je zgolj prikazovalnik realnega stanja – če so viri podatkov slabi, to takoj pride do izraza.

Težavna integracija: ko ERP in splet ne govorita istega jezika

Velik izziv predstavlja tudi povezljivost obstoječih sistemov. Številni ERP-ji še vedno ne omogočajo sodobnih protokolov za izmenjavo podatkov (npr. API), kar pomeni, da podatkovni tokovi niso avtomatizirani. Rezultat so ročna usklajevanja, dodatni koraki in napake – vse, kar digitalna rešitev v osnovi želi odpraviti.

Dobra povezava med ERP in platformo je pogoj, da trgovina živi in diha s podjetjem v realnem času.

Priprava ekipe: brez notranjega nosilca projekt ne uspe

Vzpostavitev B2B trgovine ni naloga, ki jo podjetje zgolj “naroči”. Gre za projekt, ki pogosto traja šest mesecev ali več in zahteva aktivno sodelovanje znotraj podjetja. Ključno je, da podjetje določi:

• kompetentno odgovorno osebo za vodenje projekta,
• nekoga, ki razume interne procese in ERP logiko,
• nekoga, ki zna komunicirati z zunanjimi izvajalci.

Ta oseba mora biti dovolj vključena, da zna postavljati prava vprašanja, predvideti posledice in skrbeti, da rešitve služijo realnim potrebam poslovanja.

Partnerski odnos z ERP ponudnikom in izvajalcem

Pogosto pozabljen, a ključen dejavnik uspeha je sodelovanje med izvajalcem B2B platforme in ponudnikom ERP sistema. V večini primerov mora priti do prilagoditev na obeh straneh – zato je pomembno, da so odnosi profesionalni, usmerjeni v skupno rešitev in komunikacijsko odprti.

Projekt je uspešen, ko vsi trije ključni akterji (naročnik - podjetje, ERP ponudnik in izvajalec B2B rešitve) razumejo svojo vlogo in si zaupajo!

Ne samo tehnika – gre za spremembo miselnosti

Nazadnje pa je treba poudariti: digitalizacija B2B naročanja je tudi sprememba v kulturi podjetja. Pomeni drugačen način dela, manj osebnih klicev, več samopostrežnih postopkov in prenos odgovornosti na stranke. Zato je smiselno že vnaprej vključiti ključne deležnike, razložiti koristi in zagotoviti notranjo podporo.

Zakaj projekt zaupati izkušenim strokovnjakom

Postaviti B2B trgovino pomeni več kot zgolj tehnično izdelavo spletne strani. Gre za projekt, ki zahteva razumevanje poslovnih procesov, ERP povezljivosti, uporabniške izkušnje in vodenje sprememb znotraj podjetja.

Izvajalec mora razumeti logiko vašega poslovanja. Dobro postavljeno B2B okolje ne posnema le kataloga, ampak vključuje vsa poslovna pravila: posebne cene, pravice uporabnikov, omejitve količin, dobavne roke in plačilne pogoje.

Zato pri izbiri izvajalca ne glejte le na ceno. Preverite reference, pokličite podjetja, s katerimi je izvajalec že sodeloval. Izkušnje iz preteklih projektov so neprecenljive. V zadnjih letih smo pogosto prevzemali projekte, kjer so naročniki najprej izbrali cenovno ugodno rešitev, a kasneje ugotovili, da izvajalec ni kos kompleksnosti B2B okolja. Takšne napake so drage, ne le finančno, ampak tudi z vidika zaupanja kupcev.

Dober partner ne bo zgolj tehnični izvajalec, temveč svetovalec, ki zna že na začetku opozoriti na morebitne ovire, predlagati optimizacijo podatkovnih tokov in postaviti rešitev, ki bo rasla skupaj z vašim podjetjem.

Pravi čas za prehod, prava ekipa za izvedbo

Digitalizacija B2B naročanja danes ni več stvar vizije prihodnosti, to je realna potreba podjetij, ki želijo ostati konkurenčna, učinkovita in prilagodljiva. Pravi trenutek za spremembo ni “ko bo več časa”, ampak takrat, ko podjetje prepozna, da lahko s sodobno platformo bistveno izboljša način dela, odnos s strankami in notranjo organizacijo.

Takšen projekt pa ni le tehnična nadgradnja. Je strateška odločitev, ki vpliva na različne oddelke, terja sodelovanje in razumevanje vseh deležnikov in zahteva izkušenega partnerja, ki zna povezati vse vidike v delujočo celoto.

V spletni agenciji noviSplet smo v zadnjih letih uspešno zasnovali in izvedli številne B2B projekte, kjer smo tesno sodelovali tako z naročniki kot z njihovimi ERP ponudniki. Imamo izkušnje z integracijami z večino uveljavljenih sistemov na slovenskem trgu, vključno z Vasco, Pantheon, SAOP, e-Računi, Opal, DataStudio in MetaKocka.

Kar nas loči od drugih, ni le tehnično znanje, razumemo tudi poslovno logiko, ker izhajamo iz podjetniških izkušenj. Že več kot 20 let sodelujemo z najrazličnejšimi podjetji, zato vemo, da dobra rešitev ni zgolj funkcionalna, temveč mora biti prilagojena tudi praksi, kadrovskim zmožnostim in ciljem naročnika.

Naša ekipa ni sestavljena iz podizvajalcev, ampak iz usposobljenih strokovnjakov, ki sodelujejo tesno in dolgoročno. Strankam nudimo zanesljivo podporo tudi po zaključku projekta, tako pri vzdrževanju, kot pri nadaljnjem razvoju in nadgradnjah sistema, ko podjetje raste.

Če iščete partnerja, ki bo znal povezati tehnologijo, podatke in ljudi v učinkovito B2B platformo – smo tukaj, da skupaj naredimo ta korak.

Želite preveriti, ali je vaša organizacija pripravljena na uvedbo B2B trgovine?

Kontaktirajte nas na info@novisplet.com ali 01 565 32 61 za uvodni posvet ali predstavitev uspešno zaključenih projektov.

 

Več prispevkov